Manejo de los Egresos.
Autor: Jorge E. López Sánchez
La mayoría de instituciones educativas constantemente requieren solventar algunos egresos o gastos menores, que por su escaso monto no pueden ser manejados a través de cheques u otros recursos financieros más complejos.
Estos egresos o gastos, entre otros pudieran ser:
- Gastos en fotocopias.
- Gastos en taxis.
- Envío de correspondencia.
- Gastos en artículos de impresión, material de limpieza en pequeñas proporciones, etc.
Control Escolar GES proporciona soporte para el manejo de estos Egresos derivándolos de los Ingresos recibidos y del fondo inicial con el que se realiza la Apertura de Caja. Así, los ingresos cobrados proporcionan un mecanismo para solventar pequeños gastos, constituyéndose en un Fondo Disponible.
Aquí les mostraremos unos breves ejemplos que ilustran esta nueva posiblidad:
Registro de los Egresos
Antes que todo, debemos generar nuestro catálogo de conceptos de gasto o egresos. Para lo cual utilizaremos la opción "Configurar conceptos de Cobro y Egresos", ubicada en el menú Control de Cobranza. Haga "clic" aquí para ver un ejemplo de la ventana de Configuración de Conceptos de Egreso.
Se utilizará la opción Registro de Egresos disponible en el módulo de Cobranza.
Puesto que el Control de los Egresos tiene relación directa con la operación de una de caja de cobranza, deberemos teclear la fecha y la sesión de cobro que esté activa en ese momento.
Nota Importante: El registro de los egresos debe ser realizado por la misma persona que está realizando la cobranza, quien es la responsable del fondo financiero en ese momento.
Como se puede ver en la siguiente imagen, al momento de indicar la fecha y seleccionar la sesión de caja se muestra un resumen de movimientos con el disponible en caja al momento (Total a Entregar).
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El registro de un Egreso es muy simple, consiste en seleccionar el tipo de gasto, la persona que recibe y cantidad que se eroga.
Después de registrar el egreso podrá imprimir, si así lo desea, un comprobante.
En esta imagen se puede apreciar que al momento de registrar el egreso, la información del recurso disponible (Total a Entregar) se modifica inmediatamente.
¿Cómo se reflejan los egresos en los Cortes de Caja?
En esta imagen se puede apreciar que al momento de consultar un corte de caja podremos observar tanto Ingresos como Egresos, sobre el lado derecho también se presenta un Resumen de Movimientos.
Conclusión
Control Escolar GES ha adoptado el uso de las normas contables comúnmente aceptadas, de esta forma nuestros usuarios pueden acceder a un control apropiado en pro de una adecuada administración financiera.
Grupo GES no acepta obligación alguna derivada del uso de cualquier práctica financiera, es responsabilidad de cada institución establecer las políticas de control interno para reglamentar la forma en que se debe utilizar el mecanismo de control de egresos.